Wydział Organizacyjny

Wydział Organizacyjny prowadzi sprawy związane z organizacją i funkcjonowaniem Starostwa, organizacją przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków oraz załatwia sprawy dotyczące problematyki spraw obywatelskich. Ponadto, załatwia sprawy dotyczące całokształtu problematyki kadrowej i szkoleniowej, doboru i oceny kadry, kształtowania właściwej struktury zatrudnienia i płac, jak również czynności planowania, organizacji pracy oraz obsługi administracyjno - biurowej Rady oraz Zarządu, prowadzenia archiwum zakładowego.

1. W skład Wydziału Organizacyjnego - symbol „OR” wchodzą:

1. Referat kadr - symbol „OR - I”;
2. Referat organizacji - symbol „OR - II”;
3. Referat infrastruktury - symbol „OR - III”;
4. Referat obsługi Rady i Zarządu - symbol „OR - IV”;
5. Stanowisko ds. archiwum - symbol „OR - V”;
6. Stanowisko ds. koordynowania kontroli zarządczej - symbol „OR - VI”;
7. Referat obsługi kancelaryjnej - symbol „OR - VII”;
8. Stanowisko ds. organizacyjnych wydziału - symbol ,,OR - VIII’’.

Referat kadr

• Kierownik: Agnieszka Kowalska, tel. 41 200 13 16, piętro 3, p. 317, e-mail:

Zadania referatu:

1. prowadzenie spraw z zakresu naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Starostwie;
2. prowadzenie spraw osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych, w tym:
   a) prowadzenie teczek akt osobowych,
   b) przygotowanie dokumentacji związanej z nawiązaniem lub rozwiązaniem stosunku pracy, udzielaniem urlopów i zwolnień, przyznawaniem nagród jubileuszowych,
   c) prowadzenie rocznych kartotek ewidencji obecności w pracy oraz rozliczanie czasu pracy,
   d) kierowanie pracowników na służbę przygotowawczą,
   e) przygotowanie angaży, przeszeregowań, awansów,
   f) kierowanie pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne,
   g) prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych.
3. prowadzenie spraw z zakresu organizacji staży, przygotowania zawodowego i praktyk zawodowych;
4. organizowanie i koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników;
5. prowadzenie spraw związanych z występowaniem z wnioskami o nadanie odznaczeń i medali;
6. prowadzenie spraw socjalnych pracowników, w tym:
   a) przygotowanie projektu Regulaminu korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zwanego dalej ZFŚS,
   b) przygotowywanie umów o pożyczkę z ZFŚS,
   c) przyjmowanie i opiniowanie wniosków pracowników o korzystanie z ZFŚS.
7. prowadzenie i przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zawieranych przez Starostę ponadzakładowych układów zbiorowych pracy;
8. prowadzenie planowanych i doraźnych kontroli w zakresie dyscypliny pracy w Starostwie;
9. nadzorowanie spraw związanych z obowiązkiem składania oświadczeń majątkowych, w tym prowadzenie rejestru;
10. opracowywanie projektów regulaminu pracy i innych wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu prawa pracy;
11. sporządzanie okresowych sprawozdań o zatrudnieniu na potrzeby GUS oraz innych instytucji;
12. prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych oraz ewidencji i rozliczanie umów zawieranych przez Starostę na używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych;
13. współdziałanie z Wydziałem Budżetu i Finansów w planowaniu i realizacji wydatków osobowych Starostwa;
14. prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem (z urzędu i na wniosek) pracowników Urzędu od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji w czasie wojny, współpraca w tym zakresie z Biurem zarządzania kryzysowego.

Referat organizacji

• Kierownik: Małgorzata Fudali, tel. 41 200 13 13, piętro 3, p. 312, e-mail:

Zadania referatu:

1. opracowywanie projektu Statutu Powiatu i jego nowelizacji;
2. opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Starostwa i jego nowelizacji;
3. inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa;
4. prowadzenie zbioru upoważnień i pełnomocnictw, w tym do załatwiania spraw w imieniu Starosty;
5. prowadzenie zbioru upoważnień do przeprowadzania kontroli zewnętrznych;
6. opracowywanie i uzgadnianie pod względem prawnym upoważnień i pełnomocnictw, w tym do wykonywania czynności w imieniu Starosty oraz do kontroli;
7. przekazywanie powiatowych przepisów porządkowych do wiadomości wójtom gmin/burmistrzom miast i gmin położonych na obszarze powiatu i starostom sąsiednich powiatów;
8. wykonywanie zadań związanych z przeprowadzeniem wyborów i referendów;
9. prowadzenie Centralnego Rejestru Skarg i Wniosków oraz Centralnego Rejestru Petycji;
10. opracowywanie wymaganych analiz i sprawozdań z zakresu skarg i wniosków obywateli;
11. przyjmowanie obywateli zgłaszających skargi i wnioski;
12. opracowywanie odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli;
13. koordynowanie prac związanych z publikacją w Biuletynie Informacji Publicznej;
14. organizacja i przeprowadzanie kwalifikacji wojskowej oraz opracowywanie sprawozdań z wyników pracy Powiatowej Komisji Lekarskiej;
15. prowadzenie punktów nieodpłatnej pomocy prawnej w porozumieniu z Okręgową Radą Adwokacką w Kielcach i Okręgową Izbą Radców Prawnych w Kielcach;
16. przeprowadzanie procedury konkursowej na realizację zadania publicznego z zakresu prowadzenia punktów nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej przez organizację pozarządową;
17. nadzorowanie prawidłowości realizowania przez wykonawców zadań wynikających z ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej;
18. koordynacja zadań związanych z umawianiem wizyt oraz organizacją, rozliczaniem i kontrolowaniem pracy punktów;
19. opracowywanie wewnętrznych aktów normatywnych w zakresie zadań referatu;
20. prowadzenie ewidencji wewnętrznych aktów normatywnych;
21. prowadzenie księgi kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w Starostwie;
22. opracowywanie zbiorczych informacji o stanie kontroli zarządczej;

Referat infrastruktury

• Kierownik: Agnieszka Bębacz, tel. 41 200 15 62, piętro 3, p. 334, e-mail:

Zadania referatu:

1. wykonywanie spraw związanych z pieczęciami, tablicami i drukami urzędowymi oraz prowadzenie rejestru pieczęci;
2. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Starostwa;
3. gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątkowymi Starostwa z wyłączeniem gospodarowania sprzętem informatycznym;
4. prowadzenie składnicy sprzętu biurowego;
5. prowadzenie ewidencji sprzętu stanowiącego wyposażenie Starostwa z wyłączeniem sprzętu informatycznego;
6. wykonywanie zadań z zakresu gospodarowania własnymi środkami transportu, rozliczanie kart drogowych kierowców;
7. prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem właściwej informacji wizualnej dla interesantów oraz dbanie o właściwe dekorowanie i flagowanie obiektu;
8. prowadzenie spraw związanych z łącznością telefoniczną wspólnie z Zespołem wsparcia informatycznego;
9. zapewnienie obsługi w zakresie poligrafii;
10. prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach Starostwa i terenu zewnętrznego przy obiekcie;
11. wykonywanie innych zadań z zakresu obsługi gospodarczej i transportowej;
12. prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad przyrządami kontrolno-pomiarowymi;
13. prowadzenie spraw związanych z zawieraniem i realizacją umów dotyczących dostawy mediów do obiektu Starostwa;
14. prowadzenie spraw związanych z ochroną budynku i mienia w obiekcie Starostwa;
15. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku i odpowiedzialności cywilnej oraz spraw związanych z ubezpieczeniem pojazdów transportowych Starostwa, w tym również współpraca z brokerem ubezpieczeniowym;
16. wykonywanie zadań związanych z orzeczeniem sądu o przepadku pojazdu na rzecz Powiatu w zakresie zbycia, przekazania do stacji demontażu lub inne zadysponowanie mieniem;
17. prowadzenie spraw z zakresu zarządzania budynkiem administracyjnym i gospodarowania pomieszczeniami biurowymi łącznie ze sprawami aktualizacji umów najmu i użyczenia pomieszczeń;
18. dysponowanie pomieszczeniami przeznaczonymi na sale konferencyjne i szkoleniowe w siedzibie Starostwa, w tym prowadzenie rejestru rezerwacji sal;
19. współdziałanie na rzecz pozyskiwania środków finansowych na realizowane inwestycje;
20. współdziałanie w zakresie ustalania sposobu wykorzystania obiektów nowych, istniejących i po likwidacji jednostek organizacyjnych;
21. współdziałanie w opracowywaniu projektów i planów finansowo - rzeczowych w zakresie inwestycji i remontów obiektów własnych;
22. podejmowanie działań wynikających z przepisów ustawy prawo budowlane w zakresie utrzymania w należytym stanie technicznym budynku siedziby Starostwa, w tym:
    a) prowadzenie książki obiektu oraz dokumentacji technicznej,
    b) wnioskowanie o zlecanie okresowych przeglądów i kontroli technicznych nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie zgodnie z wymogami prawa budowlanego,
    c) prowadzenie spraw związanych z konserwacją, naprawami i remontami instalacji i urządzeń stanowiących wyposażenie obiektu,
    d) bieżący nadzór nad wykonawcami świadczącymi usługi w zakresie konserwacji, bieżących napraw, zabezpieczenia awarii, przeglądów technicznych,
    e) zgłaszanie awarii, wad i usterek w okresie gwarancyjnym, kontrola ich usuwania oraz bieżący nadzór i koordynacja wykonywanych przeglądów gwarancyjnych i pogwarancyjnych,
    f) przygotowywanie planów remontów,
    g) kontrola prawidłowości realizacji zlecanych wykonawcom zadań wraz z dokonywaniem odbioru wykonania.

Referat obsługi Rady i Zarządu

• Kierownik: Bartosz Bysiak, tel. 41 200 13 67, piętro 3, p. 312, e-mail:

Zadania referatu:

W zakresie obsługi Rady:

1. prowadzenie spraw związanych z obsługą organizacyjno-merytoryczną sesji Rady i posiedzeń Komisji Rady, w tym sporządzanie planu pracy Rady, a także koordynacja spraw związanych z przygotowaniem i realizacją planów pracy Komisji Rady.
2. wykonywanie czynności związanych z planowaniem, organizacją pracy oraz obsługą administracyjno - biurową Rady i Komisji poprzez:
   a) współpracę z wydziałami i samodzielnymi komórkami organizacyjnymi w zakresie przygotowywania projektów uchwał Rady i materiałów na sesje Rady oraz posiedzenia Komisji,
   b) powielanie i dostarczanie projektów uchwał i innych materiałów niezbędnych do pracy Rady oraz Komisji,
   c) przygotowywanie zawiadomień o terminach sesji i posiedzeń Komisji we współpracy odpowiednio z Przewodniczącym Rady lub Przewodniczącymi Komisji,
   d) organizacja i dokumentowanie przebiegu sesji oraz posiedzeń Komisji,
   e) przekazywanie Staroście uchwał podjętych przez Radę, interpelacji i zapytań radnych oraz opinii i wniosków z posiedzeń Komisji,
   f) przesyłanie uchwał Rady Powiatu do właściwych organów nadzoru oraz właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Starostwa i jednostek organizacyjnych.
   g) przekazywanie Wojewodzie Świętokrzyskiemu uchwał Rady Powiatu podlegających publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego,
   h) koordynowanie prac związanych z przygotowywaniem odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych,
   i) ewidencjonowanie, udostępnianie i przechowywanie dokumentacji z działalności Rady oraz Komisji, w tym zbiorów i rejestrów uchwał Rady, opinii i wniosków Komisji, protokołów z posiedzeń.
3. organizacyjna pomoc Przewodniczącemu i Wiceprzewodniczącym Rady w pełnieniu funkcji, w tym m.in.:
   a) prowadzenie kalendarza spotkań,
   b) redagowanie odpowiedzi na pisma podpisywane przez Przewodniczącego Rady,
   c) obsługę spotkań organizowanych przez Przewodniczącego Rady,
   d) przygotowanie logistyczne udziału Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady w spotkaniach, uroczystościach, naradach, itp.,
   e) przygotowywanie wystąpień i materiałów dla Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady.
4. prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi radnych;
5. wszechstronne udzielanie pomocy w wykonywaniu mandatu radnego;
6. współdziałanie w zakresie koniecznym dla prac Rady i Komisji z organami administracji publicznej i innymi instytucjami;
7. prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami, których rozpatrzenie należy do kompetencji Rady;
8. przekazywanie Wydziałowi Budżetu i Finansów informacji o wysokości diet przysługujących radnym powiatu;
9. prowadzenie spraw związanych z petycjami wnoszonymi przez obywateli, których rozpatrzenie należy do kompetencji Rady.

W zakresie obsługi Zarządu:

1. wykonywanie czynności związanych z planowaniem, organizacją pracy oraz obsługą administracyjno - biurową Zarządu Powiatu,
2. zapewnienie administracyjno-organizacyjnej obsługi realizacji zadań Zarządu, w tym m.in.:
   a) kompleksowe przygotowywanie posiedzeń Zarządu,
   b) dokumentowanie pracy Zarządu,
   c) prowadzenie rejestru uchwał, decyzji i postanowień Zarządu oraz przesyłanie ich do właściwych organów nadzoru oraz właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Starostwa i jednostek organizacyjnych.
3. przygotowywanie sprawozdań z działalności Zarządu między sesjami;
4. wykonywanie zadań wynikających z funkcji reprezentacyjnej Starosty i działających w jego imieniu pozostałych członków Zarządu;
5. wykonywanie zadań związanych ze współdziałaniem Zarządu z parlamentarzystami, organami administracji rządowej i samorządowej oraz innymi instytucjami;
6. obsługa sekretariatu Zarządu Powiatu;
7. organizacja kontaktów ze Starostą, Wicestarostą oraz z poszczególnymi Członkami Zarządu w zakresie skarg i wniosków zgłaszanych przez obywateli;

Stanowisko ds. archiwum

Do zakresu działania stanowiska ds. archiwum należy w szczególności:

1. prowadzenie archiwum zakładowego, w tym m.in.:
   a) przejmowanie dokumentacji,
   b) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
   c) przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
   d) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
   e) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
   f) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazywaniu do Archiwum Państwowego,
   g) współpraca z Archiwum Państwowym.
2. wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji archiwalnej i rzeczowego wykazu akt;
3. prowadzenie prenumeraty prasy i innych publikacji dla potrzeb Starostwa;
4. prowadzenie rejestru książek zakupionych na potrzeby Starostwa.

Stanowisko ds. koordynowania kontroli zarządczej

Do zakresu działania stanowiska ds. koordynowania kontroli zarządczej należy w szczególności:

1. koordynowanie działań związanych z właściwym funkcjonowaniem i doskonaleniem systemu kontroli zarządczej w Starostwie i powiatowych jednostkach organizacyjnych,
2. koordynowanie zadań w zakresie analizy ryzyka w ramach kontroli zarządczej oraz określania reakcji na ryzyko,
3. koordynowanie działań związanych z monitorowaniem celów i zadań kontroli zarządczej,
4. analiza potrzeb szkoleniowych w zakresie kontroli zarządczej,
5. analiza oświadczeń o stanie kontroli zarządczej sporządzanych przez dyrektorów wydziałów/kierowników samodzielnych komórek organizacyjnych oraz dyrektorów powiatowych jednostek organizacyjnych,
6. analiza informacji świadczących o stanie kontroli zarządczej w Starostwie,
7. składanie sprawozdań Staroście z funkcjonowania kontroli zarządczej na I i II poziomie,
8. upowszechnianie informacji niezbędnych do sprawnej realizacji systemu kontroli zarządczej,
9. koordynowanie działań związanych z procesem samooceny kontroli zarządczej w Starostwie,
10. współpraca z powiatowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie wdrażania i doskonalenia systemu kontroli zarządczej,
11. podejmowanie działań mających na celu zapewnienie zgodności systemu kontroli zarządczej z wymaganiami zintegrowanego systemu zarządzania.

Referat obsługi kancelaryjnej

• Kierownik: Renata Jakimiak tel. 41 200 13 29, poziom 0, p. 29, e-mail:

Do zakresu działania Referatu obsługi kancelaryjnej należy w szczególności:

1. prowadzenie Biura Obsługi Klienta (BOK) w tym:
   a) udzielanie informacji klientom,
   b) przyjmowanie oraz rejestracja wniosków składanych przez klientów,
   c) zapewnienie dostępności wzorów druków klientom urzędu;
2. wykonywanie obsługi kancelaryjnej Starostwa w tym:
   a) przyjmowanie oraz wysyłka korespondencji urzędu,
   b) rejestracja korespondencji w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją,
   c) procesy związane z dekretacją oraz dystrybucją poczty wpływającej do urzędu,
   d) przygotowywanie procedury przetargowej na świadczenie usług pocztowych i kurierskich;
3. prowadzenie magazynu materiałów biurowych w tym:
   a) zamawianie materiałów biurowych zgodnie z zawartą umową,
   b) wydawanie materiałów biurowych na bieżące potrzeby komórkom organizacyjnym Starostwa,
   c) przygotowywanie procedury przetargowej na zakup materiałów biurowych

Stanowisko ds. organizacyjnych wydziału

Do zakresu działania Stanowiska ds. organizacyjnych wydziału należy w szczególności:

1. prowadzenie spraw administracyjno - biurowych oraz obsługa techniczna wydziału;
2. wykonywanie obsługi kancelaryjnej wydziału, w tym prowadzenie rejestru wpływu i wysyłki korespondencji;
3. przekazywanie do właściwych komórek merytorycznych wydziału, samodzielnych stanowisk pracy, zgodnie z dyspozycjami Dyrektora Wydziału, wpływającej korespondencji;
4. koordynowanie spraw związanych z planowaniem oraz rozliczaniem budżetu wydziałowego;
5. koordynowanie procesu przygotowywania odpowiedzi na pisma wewnętrzne dotyczące właściwości merytorycznej więcej niż jednej komórki organizacyjnej wydziału;
6. przygotowywanie sprawozdań i raportów dotyczących pracy wydziału;
7. opracowywanie informacji o stanie kontroli zarządczej w wydziale;
8. archiwizowanie dokumentacji wytworzonej na stanowisku pracy.