Wydział Organizacyjny

Wydział Organizacyjny prowadzi sprawy związane z organizacją i funkcjonowaniem Starostwa, organizacją przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków oraz załatwia sprawy dotyczące problematyki spraw obywatelskich. Ponadto, załatwia sprawy dotyczące całokształtu problematyki kadrowej i szkoleniowej, doboru i oceny kadry, kształtowania właściwej struktury zatrudnienia i płac, jak również czynności planowania, organizacji pracy oraz obsługi administracyjno - biurowej Rady oraz Zarządu, prowadzenia archiwum zakładowego.

1. W skład Wydziału Organizacyjnego - symbol „OR” wchodzą:

1. Referat kadr - symbol „OR - I”;
2. Referat organizacji - symbol „OR - II”;
3. Referat infrastruktury - symbol „OR - III”;
4. Referat obsługi Rady i Zarządu - symbol „OR - IV”;
5. Stanowisko ds. archiwum - symbol „OR - V”;
6. Stanowisko ds. koordynowania kontroli zarządczej - symbol „OR - VI”;
7. Referat obsługi kancelaryjnej - symbol „OR - VII”;
8. Stanowisko ds. organizacyjnych wydziału - symbol ,,OR - VIII’’.

Referat kadr

• Kierownik: Róża Wojcieszyńska, tel. 41 200 13 48, piętro 3, p. 314, e-mail:

Zadania referatu:

1. prowadzenie spraw z zakresu naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Starostwie;
2. prowadzenie spraw osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych, w tym:
   a) prowadzenie teczek akt osobowych,
   b) przygotowanie dokumentacji związanej z nawiązaniem lub rozwiązaniem stosunku pracy, udzielaniem urlopów i zwolnień, przyznawaniem nagród jubileuszowych,
   c) prowadzenie rocznych kartotek ewidencji obecności w pracy oraz rozliczanie czasu pracy,
   d) kierowanie pracowników na służbę przygotowawczą,
   e) przygotowanie angaży, przeszeregowań, awansów,
   f) kierowanie pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne,
   g) prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych.
3. prowadzenie spraw z zakresu organizacji staży, przygotowania zawodowego i praktyk zawodowych;
4. organizowanie i koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników;
5. prowadzenie spraw związanych z występowaniem z wnioskami o nadanie odznaczeń i medali;
6. prowadzenie spraw socjalnych pracowników, w tym:
   a) przygotowanie projektu Regulaminu korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zwanego dalej ZFŚS,
   b) przygotowywanie umów o pożyczkę z ZFŚS,
   c) przyjmowanie i opiniowanie wniosków pracowników o korzystanie z ZFŚS.
7. prowadzenie i przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zawieranych przez Starostę ponadzakładowych układów zbiorowych pracy;
8. prowadzenie planowanych i doraźnych kontroli w zakresie dyscypliny pracy w Starostwie;
9. nadzorowanie spraw związanych z obowiązkiem składania oświadczeń majątkowych, w tym prowadzenie rejestru;
10. opracowywanie projektów regulaminu pracy i innych wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu prawa pracy;
11. sporządzanie okresowych sprawozdań o zatrudnieniu na potrzeby GUS oraz innych instytucji;
12. prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych oraz ewidencji i rozliczanie umów zawieranych przez Starostę na używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych;
13. współdziałanie z Wydziałem Budżetu i Finansów w planowaniu i realizacji wydatków osobowych Starostwa;
14. prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem (z urzędu i na wniosek) pracowników Urzędu od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji w czasie wojny, współpraca w tym zakresie z Biurem zarządzania kryzysowego.

Referat organizacji

• Kierownik: Zenon Pedrycz, tel. 41 200 13 13, piętro 3, p. 312, e-mail:

Zadania referatu:

• Do zakresu działania Referatu organizacji należy w szczególności:
  1. opracowywanie projektu Statutu Powiatu i jego nowelizacji;
  2. opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Starostwa i jego nowelizacji;
  3. inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa;
  4. prowadzenie zbioru upoważnień i pełnomocnictw, w tym do załatwiania spraw w imieniu Starosty;
  5. prowadzenie zbioru upoważnień do przeprowadzania kontroli zewnętrznych;
  6. opracowywanie i uzgadnianie pod względem prawnym upoważnień i pełnomocnictw, w tym do wykonywania czynności w imieniu Starosty oraz do kontroli;
  7. przekazywanie powiatowych przepisów porządkowych do wiadomości wójtom gmin/ burmistrzom miast i gmin położonych na obszarze powiatu i starostom sąsiednich powiatów;
  8. wykonywanie zadań związanych z przeprowadzeniem wyborów i referendów;
  9. prowadzenie Centralnego Rejestru Skarg i Wniosków oraz Centralnego Rejestru Petycji;
  10. opracowywanie wymaganych analiz i sprawozdań z zakresu skarg i wniosków obywateli;
  11. przyjmowanie obywateli zgłaszających skargi i wnioski;
  12. opracowywanie odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli;
  13. koordynowanie prac związanych z publikacją w Biuletynie Informacji Publicznej;
  14. organizacja i przeprowadzanie kwalifikacji wojskowej oraz opracowywanie sprawozdań z wyników pracy Powiatowej Komisji Lekarskiej;
  15. prowadzenie punktów nieodpłatnej pomocy prawnej w porozumieniu z Okręgową Radą Adwokacką w Kielcach i Okręgową Izbą Radców Prawnych w Kielcach;
  16. przeprowadzanie procedury konkursowej na realizację zadania publicznego z zakresu prowadzenia punktów nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej przez organizację pozarządową;
  17. nadzorowanie prawidłowości realizowania przez wykonawców zadań wynikających z ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej;
  18. koordynacja zadań związanych z umawianiem wizyt oraz organizacją, rozliczaniem 1 kontrolowaniem pracy punktów;
  19. opracowywanie wewnętrznych aktów normatywnych w zakresie zadań referatu;
  20. prowadzenie ewidencji wewnętrznych aktów normatywnych;
  21. prowadzenie księgi kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w Starostwie.

Referat infrastruktury

• Kierownik: Agnieszka Bębacz, tel. 41 200 15 62, piętro 3, p. 334, e-mail:

Zadania referatu:

1. wykonywanie spraw związanych z pieczęciami, tablicami i drukami urzędowymi oraz prowadzenie rejestru pieczęci;
2. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Starostwa;
3. gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątkowymi Starostwa z wyłączeniem gospodarowania sprzętem informatycznym;
4. prowadzenie składnicy sprzętu biurowego;
5. prowadzenie ewidencji sprzętu stanowiącego wyposażenie Starostwa z wyłączeniem sprzętu informatycznego;
6. wykonywanie zadań z zakresu gospodarowania własnymi środkami transportu, rozliczanie kart drogowych kierowców;
7. prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem właściwej informacji wizualnej dla interesantów oraz dbanie o właściwe dekorowanie i flagowanie obiektu;
8. prowadzenie spraw związanych z łącznością telefoniczną wspólnie z Zespołem wsparcia informatycznego;
9. zapewnienie obsługi w zakresie poligrafii;
10. prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach Starostwa i terenu zewnętrznego przy obiekcie;
11. wykonywanie innych zadań z zakresu obsługi gospodarczej i transportowej;
12. prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad przyrządami kontrolno-pomiarowymi;
13. prowadzenie spraw związanych z zawieraniem i realizacją umów dotyczących dostawy mediów do obiektu Starostwa;
14. prowadzenie spraw związanych z ochroną budynku i mienia w obiekcie Starostwa;
15. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku i odpowiedzialności cywilnej oraz spraw związanych z ubezpieczeniem pojazdów transportowych Starostwa, w tym również współpraca z brokerem ubezpieczeniowym;
16. wykonywanie zadań związanych z orzeczeniem sądu o przepadku pojazdu na rzecz Powiatu w zakresie zbycia, przekazania do stacji demontażu lub inne zadysponowanie mieniem;
17. prowadzenie spraw z zakresu zarządzania budynkiem administracyjnym i gospodarowania pomieszczeniami biurowymi łącznie ze sprawami aktualizacji umów najmu i użyczenia pomieszczeń;
18. dysponowanie pomieszczeniami przeznaczonymi na sale konferencyjne i szkoleniowe w siedzibie Starostwa, w tym prowadzenie rejestru rezerwacji sal;
19. współdziałanie na rzecz pozyskiwania środków finansowych na realizowane inwestycje;
20. współdziałanie w zakresie ustalania sposobu wykorzystania obiektów nowych, istniejących i po likwidacji jednostek organizacyjnych;
21. współdziałanie w opracowywaniu projektów i planów finansowo - rzeczowych w zakresie inwestycji i remontów obiektów własnych;
22. podejmowanie działań wynikających z przepisów ustawy prawo budowlane w zakresie utrzymania w należytym stanie technicznym budynku siedziby Starostwa, w tym:
    a) prowadzenie książki obiektu oraz dokumentacji technicznej,
    b) wnioskowanie o zlecanie okresowych przeglądów i kontroli technicznych nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie zgodnie z wymogami prawa budowlanego,
    c) prowadzenie spraw związanych z konserwacją, naprawami i remontami instalacji i urządzeń stanowiących wyposażenie obiektu,
    d) bieżący nadzór nad wykonawcami świadczącymi usługi w zakresie konserwacji, bieżących napraw, zabezpieczenia awarii, przeglądów technicznych,
    e) zgłaszanie awarii, wad i usterek w okresie gwarancyjnym, kontrola ich usuwania oraz bieżący nadzór i koordynacja wykonywanych przeglądów gwarancyjnych i pogwarancyjnych,
    f) przygotowywanie planów remontów,
    g) kontrola prawidłowości realizacji zlecanych wykonawcom zadań wraz z dokonywaniem odbioru wykonania.

Referat obsługi Rady i Zarządu

• Kierownik: Bartosz Bysiak, tel. 41 200 13 67, piętro 3, p. 312, e-mail:

Zadania referatu:

W zakresie obsługi Rady:

1. prowadzenie spraw związanych z obsługą organizacyjno-merytoryczną sesji Rady i posiedzeń Komisji Rady, w tym sporządzanie planu pracy Rady, a także koordynacja spraw związanych z przygotowaniem i realizacją planów pracy Komisji Rady.
2. wykonywanie czynności związanych z planowaniem, organizacją pracy oraz obsługą administracyjno - biurową Rady i Komisji poprzez:
   a) współpracę z wydziałami i samodzielnymi komórkami organizacyjnymi w zakresie przygotowywania projektów uchwał Rady i materiałów na sesje Rady oraz posiedzenia Komisji,
   b) powielanie i dostarczanie projektów uchwał i innych materiałów niezbędnych do pracy Rady oraz Komisji,
   c) przygotowywanie zawiadomień o terminach sesji i posiedzeń Komisji we współpracy odpowiednio z Przewodniczącym Rady lub Przewodniczącymi Komisji,
   d) organizacja i dokumentowanie przebiegu sesji oraz posiedzeń Komisji,
   e) przekazywanie Staroście uchwał podjętych przez Radę, interpelacji i zapytań radnych oraz opinii i wniosków z posiedzeń Komisji,
   f) przesyłanie uchwał Rady Powiatu do właściwych organów nadzoru oraz właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Starostwa i jednostek organizacyjnych.
   g) przekazywanie Wojewodzie Świętokrzyskiemu uchwał Rady Powiatu podlegających publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego,
   h) koordynowanie prac związanych z przygotowywaniem odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych,
   i) ewidencjonowanie, udostępnianie i przechowywanie dokumentacji z działalności Rady oraz Komisji, w tym zbiorów i rejestrów uchwał Rady, opinii i wniosków Komisji, protokołów z posiedzeń.
3. organizacyjna pomoc Przewodniczącemu i Wiceprzewodniczącym Rady w pełnieniu funkcji, w tym m.in.:
   a) prowadzenie kalendarza spotkań,
   b) redagowanie odpowiedzi na pisma podpisywane przez Przewodniczącego Rady,
   c) obsługę spotkań organizowanych przez Przewodniczącego Rady,
   d) przygotowanie logistyczne udziału Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady w spotkaniach, uroczystościach, naradach, itp.,
   e) przygotowywanie wystąpień i materiałów dla Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady.
4. prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi radnych;
5. wszechstronne udzielanie pomocy w wykonywaniu mandatu radnego;
6. współdziałanie w zakresie koniecznym dla prac Rady i Komisji z organami administracji publicznej i innymi instytucjami;
7. prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami, których rozpatrzenie należy do kompetencji Rady;
8. przekazywanie Wydziałowi Budżetu i Finansów informacji o wysokości diet przysługujących radnym powiatu;
9. prowadzenie spraw związanych z petycjami wnoszonymi przez obywateli, których rozpatrzenie należy do kompetencji Rady.

W zakresie obsługi Zarządu:

1. wykonywanie czynności związanych z planowaniem, organizacją pracy oraz obsługą administracyjno - biurową Zarządu Powiatu,
2. zapewnienie administracyjno-organizacyjnej obsługi realizacji zadań Zarządu, w tym m.in.:
   a) kompleksowe przygotowywanie posiedzeń Zarządu,
   b) dokumentowanie pracy Zarządu,
   c) prowadzenie rejestru uchwał, decyzji i postanowień Zarządu oraz przesyłanie ich do właściwych organów nadzoru oraz właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Starostwa i jednostek organizacyjnych.
3. przygotowywanie sprawozdań z działalności Zarządu między sesjami;
4. wykonywanie zadań wynikających z funkcji reprezentacyjnej Starosty i działających w jego imieniu pozostałych członków Zarządu;
5. wykonywanie zadań związanych ze współdziałaniem Zarządu z parlamentarzystami, organami administracji rządowej i samorządowej oraz innymi instytucjami;
6. obsługa sekretariatu Zarządu Powiatu;
7. organizacja kontaktów ze Starostą, Wicestarostą oraz z poszczególnymi Członkami Zarządu w zakresie skarg i wniosków zgłaszanych przez obywateli;

Stanowisko ds. archiwum

Do zakresu działania stanowiska ds. archiwum należy w szczególności:

1. prowadzenie archiwum zakładowego, w tym m.in.:
   a) przejmowanie dokumentacji,
   b) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
   c) przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
   d) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
   e) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
   f) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazywaniu do Archiwum Państwowego,
   g) współpraca z Archiwum Państwowym.
2. wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji archiwalnej i rzeczowego wykazu akt;
3. prowadzenie prenumeraty prasy i innych publikacji dla potrzeb Starostwa;
4. prowadzenie rejestru książek zakupionych na potrzeby Starostwa.

Stanowisko ds. koordynowania kontroli zarządczej

Do zakresu działania stanowiska ds. koordynowania kontroli zarządczej należy w szczególności:

1. koordynowanie działań związanych z właściwym funkcjonowaniem i doskonaleniem systemu kontroli zarządczej w Starostwie i powiatowych jednostkach organizacyjnych,
2. koordynowanie zadań w zakresie analizy ryzyka w ramach kontroli zarządczej oraz określania reakcji na ryzyko,
3. koordynowanie działań związanych z monitorowaniem celów i zadań kontroli zarządczej,
4. analiza potrzeb szkoleniowych w zakresie kontroli zarządczej,
5. analiza oświadczeń o stanie kontroli zarządczej sporządzanych przez dyrektorów wydziałów/kierowników samodzielnych komórek organizacyjnych oraz dyrektorów powiatowych jednostek organizacyjnych,
6. analiza informacji świadczących o stanie kontroli zarządczej w Starostwie,
7. składanie sprawozdań Staroście z funkcjonowania kontroli zarządczej na I i II poziomie,
8. upowszechnianie informacji niezbędnych do sprawnej realizacji systemu kontroli zarządczej,
9. koordynowanie działań związanych z procesem samooceny kontroli zarządczej w Starostwie,
10. współpraca z powiatowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie wdrażania i doskonalenia systemu kontroli zarządczej,
11. podejmowanie działań mających na celu zapewnienie zgodności systemu kontroli zarządczej z wymaganiami zintegrowanego systemu zarządzania.

Referat obsługi kancelaryjnej

• Kierownik: Renata Jakimiak tel. 41 200 13 29, poziom 0, p. 29, e-mail:

Do zakresu działania Referatu obsługi kancelaryjnej należy w szczególności:

1. prowadzenie Biura Obsługi Klienta (BOK) w tym:
   a) udzielanie informacji klientom,
   b) przyjmowanie oraz rejestracja wniosków składanych przez klientów,
   c) zapewnienie dostępności wzorów druków klientom urzędu;
2. wykonywanie obsługi kancelaryjnej Starostwa w tym:
   a) przyjmowanie oraz wysyłka korespondencji urzędu,
   b) rejestracja korespondencji w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją,
   c) procesy związane z dekretacją oraz dystrybucją poczty wpływającej do urzędu,
   d) przygotowywanie procedury przetargowej na świadczenie usług pocztowych i kurierskich;
3. prowadzenie magazynu materiałów biurowych w tym:
   a) zamawianie materiałów biurowych zgodnie z zawartą umową,
   b) wydawanie materiałów biurowych na bieżące potrzeby komórkom organizacyjnym Starostwa,
   c) przygotowywanie procedury przetargowej na zakup materiałów biurowych

Stanowisko ds. organizacyjnych wydziału

• poziom 3, p. 317

Do zakresu działania Stanowiska ds. organizacyjnych wydziału należy w szczególności:

1. prowadzenie spraw administracyjno - biurowych oraz obsługa techniczna wydziału;
2. wykonywanie obsługi kancelaryjnej wydziału, w tym prowadzenie rejestru wpływu i wysyłki korespondencji;
3. przekazywanie do właściwych komórek merytorycznych wydziału, samodzielnych stanowisk pracy, zgodnie z dyspozycjami Dyrektora Wydziału, wpływającej korespondencji;
4. koordynowanie spraw związanych z planowaniem oraz rozliczaniem budżetu wydziałowego;
5. koordynowanie procesu przygotowywania odpowiedzi na pisma wewnętrzne dotyczące właściwości merytorycznej więcej niż jednej komórki organizacyjnej wydziału;
6. przygotowywanie sprawozdań i raportów dotyczących pracy wydziału;
7. opracowywanie informacji o stanie kontroli zarządczej w wydziale;
8. archiwizowanie dokumentacji wytworzonej na stanowisku pracy.